Zorgvuldig beheer van bedrijfsdata: archiefvernietiging biedt uitkomst

De laatste jaren berichten de media steeds vaker over bedrijven en zelfs overheidsinstellingen die privacygevoelige klant- of cliëntgegevens lekken. Ook als (zelfstandig) ondernemer beschik je ongetwijfeld over de nodige vertrouwelijke informatie zoals klantgegevens, facturen, presentaties of andere bedrijfsdocumenten. De gevolgen, in het geval dat deze informatie letterlijk op straat komt te liggen, zijn vaak niet te overzien. De schadeclaims kunnen je om de oren vliegen, concurrenten kunnen met je klantenkring aan de haal gaan en dan hebben we het nog niet eens over de imagoschade die je bedrijf oploopt. De nodige aandacht voor zorgvuldig databeheer is daarom niet overbodig. Archiefvernietiging biedt een uitkomst voor wie op een veilige en zorgvuldige manier afstand wil doen van privacygevoelige informatie.  Met de volgende tips kun je zelf snel en eenvoudig aan de slag om je databeheer naar een hoger level te tillen.

Actief of archief
Door de jaren heen kan de groei van je bedrijfsgegevens er voor zorgen dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Waar had ik de rekening van die ene klant nou opgeslagen? Hoe kan het dat ik de arbeidsovereenkomst van mijn werknemer(s) niet meer kan vinden? Als deze vragen je niet onbekend in de oren klinken dan is het misschien tijd om eens stil te staan bij de manier waar op je de bedrijfsgegevens beheert.
Een grove indeling in actieve data (rekeningen, afspraken, contactgegevens) van lopende zaken en archief data (afgesloten projecten en opdrachten etc.) kan al een boel schelen. Een indeling op jaar met een onderverdeling op maand of kwartaal is ook een handig voorbeeld dat ook nog eens goed aansluit bij belastinghandelingen zoals de kwartaalaangifte. Het uitzoeken en sorteren van je data scheelt niet alleen een boel zoekwerk en bijkomende ergernis, maar bespaart ook nog eens ruimte op je computer. Laat verder ook geen USB-sticks, cd’s of papieren met belangrijke informatie rondslingeren op je bureau, in je tas of in je (bedrijfs)wagen. Informatie die voor jou nu niet meer belangrijk is, kan dat nog wel zijn voor anderen.

Digi-bewust
De meeste ondernemers zijn tegenwoordig ook actief op social media als Twitter, Facebook en LinkedIN. Dit zijn namelijk prima instrumenten om de zichtbaarheid van je bedrijf te vergroten, contact te onderhouden met klanten en wellicht ook om nieuwe opdrachten binnen te halen. Echter, aan het gebruik van Social Media zitten ook haken en ogen verbonden. Wees je namelijk bewust van het feit dat informatie die je over je bedrijf op internet deelt erop blijft staan. Deze informatie (ook als dat ongewenst is geworden) is vaak lastig te verwijderen, m.n. wanneer berichten al zijn gedeeld op Social Media. Zorg daarnaast ook voor basale veiligheidsvoorzieningen als een goede virusscanner, een firewall die geïnstalleerd is en werkt en beveilig je bedrijfsnetwerk. Voorzien de beveiligingssoftware van je systeem altijd van de laatste updates en ververs je wachtwoorden geregeld. Op die manier ben je goed beschermd tegen virussen, malware en cybercriminaliteit die ernstige schade aan je bedrijf kunnen toebrengen.

Veranderende wetgeving
De wetgeving voor ondernemers op het gebied van databeheer is de laatste jaren steeds strenger geworden.  De Wet Bescherming Persoonsgegevens stelt bijvoorbeeld dat klantgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is en dit stelt zware eisen aan ondernemers op het gebied van databeheer.   Archiefvernietiging, waarbij zowel papier data als digitale data op een zorgvuldige manier vernietigd worden, biedt een prima oplossing voor kleine en grote ondernemers die met de nodige gevoelige informatie “opgescheept” zitten. Tegenwoordig zijn er voor iedere branche wel sectorspecifieke oplossingen op het gebied van datavernietiging mogelijk. Veilig en wel zo handig, want als ondernemer heb je al genoeg zaken om je druk over te maken.