Onbetaalde factuur: 3 tips om jouw geld alsnog binnen te krijgen

Je herkent de situatie vast wel: je bent op opdracht of je hebt de opdracht afgerond, je factureert en kijkt hoopvol uit naar een vlotte betaling. Na enige tijd merk je dat het geld niet is binnengekomen. Je besluit een herinnering te sturen. Ook hierop blijft een betaling uit. Het knaagt. Je hebt geleverd en je rekent op de betaling.

De vraag die door je hoofd spookt is of er wel betaald wordt en wanneer dan. Dit kan je er eigenlijk niet bij hebben. Had je dit kunnen voorkomen? Misschien wel, maar het is nu te laat om je algemene voorwaarden aan te passen, voor kredietwaardigheids-checks en deelfacturen.

Om het openstaande bedrag betaald te krijgen stuur je aanmaningen. Maar hoe lang ga je ermee door en is dat wel zo’n effectieve weg? Wanneer ga je bellen en wat zeg je dan? Hoe sterk sta je? Het is tegenwoordig al lastig genoeg om opdrachten te krijgen. Misschien is je marge al wat opgedroogd en als er dan niet betaald wordt, is dat behoorlijk ingrijpend.

Gelukkig zijn er een aantal zaken die je kan ondernemen om je betaling alsnog binnen te krijgen. Hierbij drie punten die je in kan zetten om sterker te staan wanneer een klant niet betaalt:

1. Zorg voor een goede dossieropbouw: wat je op papier hebt, helpt je positie te versterken. Dossieropbouw zorgt dat je op een later moment geen tijd (of zelfs de zaak) verliest, omdat bijvoorbeeld belangrijke stukken ontbreken. Zorg er dus voor dat je alle relevante afspraken en correspondentie schriftelijk vastlegt.

2. Neem persoonlijk contact op: Als je schriftelijke aanmaningen niet tot betaling leiden, is het belangrijk snel persoonlijk contact op te nemen. Voorkom dat je met een kluitje in het riet wordt gestuurd en hou de leiding in het gesprek. Wees duidelijk welke afspraak je met een klant maakt en herhaal dit aan de telefoon. Bevestig dit vervolgens per mail nogmaals. Weet jij niet zeker hoe je dit aanpakt, dan kan je je ook nog laten adviseren door een incassobureau.

3. Wacht niet te lang met het inschakelen van een incassobureau: Helaas betekent een betalingstoezegging aan de telefoon nog niet dat het geld ook binnen afzienbare tijd op je rekening staat. Dat is het moment om je af te vragen of het niet beter is om het aan een professional over te laten. Liefst een partij die aangesloten is bij de NVI (Nederlandse Vereniging van gecertificeerde incasso ondernemingen) en jouw klantrelatie waar mogelijk behoudt. Wacht hiermee niet te lang, want hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans dat deze nog volledig wordt betaald.

Wil jij advies over het omgaan met niet betalende klanten of hulp bij het binnenhalen van een betaling? Kijk dan bij Yellow Walnut Legal.

Dit blog is geschreven door Jurjen van Aken, manager Vesting Finance Academy.