Mijn factuur wordt niet betaald, wat nu?

Gelukkig betalen jouw klanten doorgaans netjes op tijd. Jullie relatie is goed en dat wil je graag zo houden. Toch kan het gebeuren dat jij een product of dienst hebt geleverd volgens afspraak en dat de betaling van je factuur uitblijft. Erg frustrerend en onrechtvaardig. Hoe kun je dit oplossen? En nog belangrijker: hoe kun je het voorkomen?

Je kunt ervoor kiezen om al je klanten vooruit te laten betalen. Niet erg klantvriendelijk, maar wel effectief. Helaas willen de meeste klanten achteraf betalen. Een dergelijk beleid kan je dus veel omzet kosten. Zeker wanneer je concurrent deze service wel biedt. Tijdens het webinar ‘Geen gezeur met je debiteur’ op  25 februari gaan we kijken wat je kunt doen in situaties als deze. Het is goed om nu alvast te weten dat je betaalgedrag kunt indelen in 4 categorieën, of je klanten nu bedrijven of particulieren zijn. Hieronder worden deze 4 categorieën omschreven (klik op de afbeelding om deze te vergroten).

Je klant wil wel en kan betalen
“Ik lag in het ziekenhuis” | “Het geld is onderweg” | “Ik heb toch al betaald?”

Gelukkig maar, je factuur was gewoon even aan de aandacht ontglipt. Kan gebeuren. Houd wel in de gaten of toezeggingen (“Het geld is onderweg”) ook echt worden nagekomen. “Het staat morgen op uw rekening”. Staat het er morgen niet op? Direct weer bellen!

 Je klant kan wel betalen, maar wil niet
“Wij betalen altijd pas na 60 dagen” | “De geleverde goederen waren ook niet op tijd” | “Ik ben het niet eens met de hoogte van de factuur”

Er is sprake van een betwisting: je klant is het niet eens met je factuur. Dat kan liggen aan je geleverde product of dienst, aan je gestelde betaaltermijn of de factuur zelf. Misschien heb je lang gewacht met factureren. Als jij het je blijkbaar kunt veroorloven om 3 maanden te wachten met het sturen van de factuur, waarom zou ik dan haasten om te betalen? Soms heeft het sturen van aanmaningen niet zoveel zin en kun je met een telefoontje veel meer bereiken. Het is belangrijk bij je klant te informeren waarom hij of zij niet betaalt. Wellicht kunnen jullie er zo samen toch uit komen.

Om in de toekomst dit soort situaties te vermijden, is het tijdig versturen van heldere facturen belangrijk. Zorg dat gegevens kloppen en volledig zijn, voor duidelijke specificaties en zorg dat van te voren helder is welke voorwaarden gelden: jouw verkoopvoorwaarden, of de inkoopvoorwaarden van je klant.

Je klant wil wel, maar kan niet betalen
“We hebben net een baby gekregen, dus ik heb even geen geld” | “Pas als mijn klant betaald heeft, kan ik jou betalen”

Hier ontstaat een spanningsveld tussen ‘bankje spelen’, wat jou geld kost (leverancierskrediet is immers het goedkoopste krediet) en klantbehoud. Je bent zuinig op je klanten. Wat is de klant je waard? Iedereen kan het even moeilijk hebben. Zeker nu we nog met één been in de crisis staan. Realiseer je wel dat 25% van de faillissementen in Nederland worden veroorzaakt door wanbetaling. Misschien kun je een betalingsregeling treffen.

Vertrouwen is goed, controleren is beter. Zorg dat je je beslissing om wel of geen leverancierskrediet te verstrekken baseert op feiten. Er zijn diverse bronnen waar je informatie over de financiële situatie van je klant kunt krijgen. Eenvoudige stoplichtmodellen, maar ook uitgebreide rapporten met balansinformatie.

Je klant kan en wil niet betalen
Je factuur komt terug: retour afzender, niet woonachtig op dit adres | Retour: Postbus opgeheven | “Ik lig in scheiding, mijn vrouw heeft hiervoor getekend”

Ben je het slachtoffer geworden van een fraudeur? Mogelijk is je klant iemand die de mazen van de wet opzoekt, om onder verplichtingen uit te komen. Of een scheiding of faillissement doorkruist jullie afspraken. De kans dat je (op korte termijn) je geld krijgt is helaas klein. Wat kun je nu zelf nog doen? Helaas niet veel. Schakel dan een expert in. Een incassobureau, advocaat of deurwaarder kan wellicht nog wat voor je betekenen.

Je kunt wel je best doen om dergelijke situaties in de toekomst te voorkomen. Vertrouw op je onderbuikgevoel. Vaak horen we dat ondernemers ‘er al geen goed gevoel bij hadden’. Doe bij twijfel altijd een check.

Lees meer over de service Debiteurenbeheer van Yellow Walnut Legal